Sylvie Lemaire
Head of Legal Department

Les dépenses immobilières représentent bien souvent pour les entreprises le deuxième poste de charges après les salaires. A l'heure de l’économie collaborative, il apparait donc tentant d'optimiser des espaces vacants ou sous-utilisés en les louant/sous louant à d’autres utilisateurs, et notamment à des enseignes de coworking. Mais quid de la législation ? Quelles sont les règles applicables pour la mise à disposition temporaire de locaux à usage de bureaux ? Ces nouveaux usages ne sont pas dénués d’enjeux juridiques auxquels il convient d’être attentif.

L’absence de réglementation officielle à date

En l'espace de quelques années, le coworking est devenu un phénomène mondial et le nombre d’espaces dédiés à ce type d’activités – et leur surface moyenne – augmente dans la plupart des grandes villes européennes. De nombreuses métropoles enregistrent par ailleurs année après année des croissances significatives sur le marché du coworking. 

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Des règles spécifiques au bail conclu

avec la société́ de coworking

 

Pour autant, ni en France ni ailleurs en Europe, l’utilisation de locaux à usage de bureaux en espaces partagés ou coworking ne fait l’objet d’une réglementation spécifique. Vigilance et bon sens sont donc de mise pour les propriétaires-bailleurs comme pour les locataires qui envisagent de mettre une partie de leurs locaux à la disposition de coworkers en tant qu'occupants finaux.

Dans le cadre d'un bail commercial, le preneur à bail qui souhaite louer une partie des bureaux qu'il occupe devra s'assurer que la mise à disposition de locaux à un tiers, est compatible avec son bail principal et que celui-ci autorise (ou n’interdit pas ) effectivement une activité de coworking ou de business center, et de toutes activités servicielles liées à la définition même de ces espaces telles que l’organisation d’événements, réception de publics, cafétéria... Il devra également vérifier que le règlement de copropriété permet l’usage des locaux en tant que centre d'affaires ou espace de cotravail.

Quelles sont les règles applicables ?

Autre point important : les lieux de coworking sont soumis à la législation régissant les locaux commerciaux destinés à accueillir du public (ERP ou établissements recevant du public). Les bureaux devront donc être adaptés à l’activité du nouvel occupant, et conformes aux normes en vigueur.

Coworking : une législation au cas par cas ?

Les bureaux devront donc être adaptés à l’activité du nouvel occupant, et conformes aux normes en vigueur.

Des recommandations propres

au contrat établi avec les nouveaux utilisateurs

 

Un sous-bail de courte durée peut être envisagé, auquel cas l’activité du sous-locataire doit être conforme à celle du bail principal. De même, sauf mention contraire, le preneur à bail principal doit obtenir l’autorisation du propriétaire-bailleur et inviter ce dernier à concourir à l’acte.

Toutefois, et notamment en raison de la souplesse juridique qu’il présente, le recours au contrat de prestation de services est souvent privilégié́ au contrat de location (ou de sous-location). Parfaitement adapté aux activités de coworking, ce type de contrat implique cependant que la mise à disposition des locaux s’accompagne bien de services effectifs. Ces derniers devront d'ailleurs être listés et détaillés (salle de réunion, espace cuisine, distribution du courrier, utilisation des imprimantes et des consommables, conciergerie d'entreprise etc.…), de même que la durée de l'engagement locatif et les options de sortie du nouvel utilisateur qui devront elles-aussi être précisément définies. 

Enfin, les règles de fonctionnement de l’immeuble devront répondre aux besoins (voire exigences) de l'enseigne de coworking en matière d'accès, de sécurité́ ou encore de gestion des données, ou de non concurrence notamment pour éviter que d’autres espaces d’un même bâtiment soient loués à des enseignes concurrentes de coworking.

Les règles existantes et la créativité des juristes devraient pouvoir répondre à ces nouveaux usages sans avoir besoin de recourir à une réglementation spécifique, ce qui ne présume pas de l’appétence de certains législateurs à réglementer…

Pour autant, des règles de savoir-vivre au sein de ces nouveaux espaces sont peut-être encore à inventer...

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