De nombreuses raisons peuvent pousser une entreprise à se lancer dans la recherche de nouveaux bureaux, que ce soit dans le cadre d’un développement de l’activité, de recherche d’une nouvelle localisation ou d’une recherche de nouvelle centralité. Entreprendre la démarche d’un changement de locaux, quelles qu’en soient les raisons, est une étape déterminante dans la vie d’une entreprise. Ainsi, il apparait indispensable de négocier au mieux le virage pour accompagner cette décision auprès des différentes parties prenantes de l’entreprise ainsi que des collaborateurs. Pour ce faire, le cahier des charges s’impose naturellement comme un outil de choix dans la recherche de bureaux. La recherche de nouveaux locaux professionnels ne s’improvise pas ! Au travers de notre livre blanc, nous vous livrons notre expertise sur les bonnes pratiques à adopter.
Changer de locaux professionnels : votre cahier des charges en cinq étapes
Pour se lancer avec succès dans la recherche de nouveaux bureaux, il faut préalablement s’interroger sur un certain nombres d’éléments. Document structurant, le cahier des charges intervient justement en ce sens. Les recherches peuvent être chronophages et prendre parfois plusieurs mois. Identifier les justes critères au regard de son activité, de l’environnement et de la dynamique du territoire, mais aussi des attentes des collaborateurs n’est pas chose aisée. S’entourer d’un outil d’aide à la décision permet d’établir un plan d’action bien défini et d’avoir une vue globale sur son projet immobilier.
Pour accompagner au mieux les entreprises dans leur démarche et la création d’un cahier des charges, BNP Paribas Real Estate propose dans le cadre d’un livre blanc, un modèle simplifié en cinq étapes destiné à optimiser la recherche de nouveaux bureaux.
La première étape consiste à situer le projet dans un contexte global afin de s’interroger sur les véritables raisons de sa démarche. La seconde concerne le choix de l’emplacement et du quartier d’affaires. L’avis d’un expert permettra de faire converger les besoins des entreprises avec la réalité du marché.
Par ailleurs, il est essentiel de déterminer en amont la superficie des futurs bureaux. En matière d’immobilier, avec le prix et la localisation, la superficie figure parmi les trois éléments essentiels constituant le choix de nouveaux bureaux. La quatrième étape n’est autre que le budget. Si certains paramètres peuvent s’ajuster au fur et à mesure de la recherche, la question du budget doit être clairement définie.
« Il devenait indispensable de s’implanter au cœur de l’écosystème de la métropole nantaise, avoir une proximité avec les transports en commun et travailler dans des locaux spacieux afin de promouvoir le développement des hommes et femmes de l’entreprise. Nous sommes depuis plusieurs années client de la Banque BNP Paribas. Notre chargée d’affaires nous a alors naturellement orientés vers l’équipe de BNP Paribas Real Estate. Le Consultant bureaux a bien compris notre cahier des charges. Réactif et disponible, il nous a fait visiter 3 plateaux de bureaux et j’ai rapidement sélectionné le bel immeuble « Nouvelle Vague ». Il m’a paru comme une évidence ! »
Vincent Loubert, Président d’EDICIA
Enfin, pour répondre aux aspirations des collaborateurs, les services et les aménagements de l’immeuble viennent aujourd’hui jouer un rôle primordial dans le bien-être et la productivité. Ils permettent de placer l’humain au centre des nouveaux immeubles de bureaux et participent grandement à la notion de qualité de vie au travail. Ainsi, de nombreux espaces sont à prendre en compte, de l’accueil à la sécurité, en passant par les espaces de travail, réunions, restaurations, santé, vie pratique, logistique, sécurité ou bien encore l’accessibilité pour personnes à mobilité réduite.
« Nous recherchions avant tout des locaux qui nous ressemblent, et illustrent nos valeurs. La clarté et l’agencement des bureaux offrent un cadre véritablement qualitatif aux salariés qui les occupent. Qui plus est, l’emplacement stratégique de ceux-ci ainsi que le respect des normes du bâtiment répondent parfaitement aux attentes logistiques de l’entreprise. »
Comment accompagner le changement de bureaux en interne ?
Dans le cadre d’un déménagement, la communication auprès des salariés est sans contestation le facteur clé pour accompagner votre changement de locaux. Ainsi, pour impliquer les managers, principaux relais avec les équipes, il faut les tenir au courant des principales étapes. Des sessions d’informations peuvent également être programmées pour faire un état des lieux sur les recherches ou sur le déménagement. De plus, solliciter les salariés sur leurs idées permet d’apporter des solutions innovantes et surtout de les impliquer dans le projet, et donc dans la vie de l’entreprise. Une visite organisée des nouveaux bureaux par exemple offre la possibilité de se projeter.
Afin d’assurer au mieux la transition vers les nouveaux locaux et créer une connexion émotionnelle avec le projet, un endroit dédié actualisé selon les dernières informations, une page sur un portail intranet ou une affiche avec les grandes échéances à venir, un calendrier ou bien encore un livret d’accueil peuvent s’avérer tout particulièrement précieux. La communication avec les clients, fournisseurs et partenaires permet de tenir informées de l’évolution du projet toutes les parties prenantes.
A la recherche de nouveaux bureaux ?
Avec ce livre blanc, découvrez les 5 étapes clés pour construire et rédiger un cahier des charges précis pour votre recherche. Il vous aidera à trouver des locaux parfaitement adaptés à vos besoins.
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