Depuis l’annonce du 17 mars 2020, la France est plongée en plein confinement. Si de nombreux métiers sont à l’arrêt ou ont recours au télétravail, d’autres doivent maintenir leur activité sur site. Trait d’union entre propriétaires et locataires, le Property Manager occupe naturellement une place centrale au cœur de la crise. Mais, comment assurer la gestion que ce soit technique, locative ou comptable des immeubles durant cette période ? Comment décider du service minimum à mettre en place au sein des immeubles pendant la crise ? Et surtout, comment maintenir le lien avec toutes les parties prenantes ?
Le Property Management au cœur de la gestion de la crise sanitaire dans les immeubles
Face à une situation inédite, le Property Management a dû réagir vite pour assurer ses missions tout au long de la crise sanitaire. Une gestion qui se dessine en différentes étapes bien distinctes. La première phase clé concerne l’avant confinement et les premiers cas de COVID-19 dans les immeubles. Pendant cette période, il a fallu s’interroger sur la mise en place de différents process. Comment gérer un cas de COVID au sein d'un immeuble ? Comment nettoyer les immeubles, étendre et renforcer les contrats en cours ? Comment communiquer avec les utilisateurs ? Ainsi, les propriétaires ont été accompagnés et conseillés dans leurs communications sur les mesures sanitaires, la distanciation et les gestes barrières à adopter afin d’assurer la sécurité sanitaire des immeubles.
Avec la mise en place du confinement, le Property Manager a dû adapter son quotidien aux différentes réglementations et annonces du gouvernement, avec notamment la gestion des loyers. Il s’agit d’un travail colossal en matière de recensement et de communication avec les locataires et les propriétaires. Particulièrement parce que chaque cas présente ses propres particularités.
Les gestionnaires du Property Management ont fait du sur-mesure dans un process global qui était rodé pour répondre aux mesures prises par le gouvernement.
Etre réactif face à une situation inédite
La problématique des restaurants inter-entreprises
Parmi les autres grandes problématiques du Property Manager, on retrouve les restaurants inter-entreprises. La complexité réside dans le respect de ce qui a été édicté par les pouvoirs publics. « Dans le cas des RIE, le gouvernement a ordonné la fermeture des restaurants, nos prestataires de restauration collective se sont interrogés sur l’application de cette décision à leur activité et tous n’avaient pas la même interprétation. Nous devons sans cesse nous adapter à ces situations inédites tout en appliquant les directives gouvernementales et les préconisations qui peuvent être proposées par les différents organismes dans les domaines techniques, réglementaires et sanitaires », précise Magali Michel.
Plus globalement, on ne raisonne pas de la même façon avec un immeuble occupé à 100%, à 50% ou à 10%. Il a donc fallu passer d’une gestion d’un modèle connu à du sur-mesure en s’adaptant à la situation de chacun des immeubles, ainsi qu’aux demandes des utilisateurs.
Le Property Management : garant du lien avec toutes les parties prenantes de l'immeuble
Alors que l’activité du Property Manager se base sur trois pôles de compétences : la gestion locative, la gestion comptable et la gestion technique, la présence physique au niveau des immeubles a nécessairement été limitée tout au long du confinement. Cependant, le lien avec les différentes parties prenantes n’a jamais été rompu, bien au contraire.
Que ce soit sur la réduction des loyers, les mesures sanitaires ou les budgets de charges, la prise de parole du Property Manager est légitime, peu importe le canal. Et c’est naturellement avec les propriétaires, inquiets des impacts de la crise sur leurs investissements, qu’il y a le plus d’interactions. Etre autant sollicité pendant la crise démontre le rôle central du Property Manager dans la chaîne de valeur. Il pourrait bien encore s’accentuer à son terme…
Tous les acteurs, que ce soient les utilisateurs ou les propriétaires d'immeubles, ont naturellement convergé vers ce trait d’union qu’est le Property Management pour gérer la crise sanitaire.
Prévoir un plan d’action pour la reprise du travail
Le retour des travailleurs dans les immeubles de bureaux
Avec l’annonce d’une reprise des activités selon les entreprises à partir du 11 mai prochain, vient la phase de préparation du retour à la réanimation des immeubles de bureaux. Le contexte nécessite une approche plus méthodologique car il existe différentes typologies d’immeubles, en terme d’architecture ou de services, et différents types d’occupation (multi locataire, mono locataire…). Après un large travail d’interprétation des règles sanitaires et de leur implication, il faut contractualiser les prestataires ou étendre leur missions (ex : nettoyage à plus haute fréquence). « Vient ensuite l’application de la méthodologie avec le déploiement sur le site. On doit être capable de valoriser tous ces efforts et démontrer que l’on a pu prendre la parole sur des sujets en tant que conseil », explique Csongor Csukas, Head of Property Management France et Deputy Head of International Property Management chez BNP Paribas Real Estate.
Quelles sont les solutions et l’accompagnement supplémentaire que le Property Management peut apporter avec une attention particulière sur les questions de sécurité sanitaire dans les immeubles ? Voilà tout l’enjeu d’un secteur qui au-delà de son rôle d’exécutant de tâches va devoir accompagner et conseiller les entreprises pour négocier au mieux le virage du retour au travail.
Pour accompagner au mieux la réouverture des lieux de travail dans cette période de déconfinement, BNP Paribas Real Estate édite un guide méthodologique de prévention des risques au sein des bâtiments à destination de tous ses clients.
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